Généralités
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Radzivon Alkhovik
Adepte de l'automatisation en code bas
2 mai 2024
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En quelques mots, la gestion du flux de travail est un ensemble de pratiques et de méthodes visant à optimiser les processus de travail. Son principal objectif est de résoudre des problèmes spécifiques grâce à un suivi constant, à la documentation et à la révision des approches précédemment adoptées. Parallèlement, les tâches essentielles de la gestion du flux de travail consistent à améliorer la qualité des résultats, à réduire les risques associés aux erreurs, à stimuler la satisfaction de tes clients et de tes employés, et à minimiser les ressources dépensées - en fait, c'est là que sa valeur commerciale devient claire et essentielle.
Ces dernières années, les organisations ont de plus en plus investi dans l'introduction d'outils logiciels pour optimiser leurs approches du flux de travail de gestion. Preuve en est les statistiques fournies par Research Reports World, qui affirme qu'à partir de 2021, la taille du marché mondial des systèmes de gestion du flux de travail augmentera à un taux de croissance annuel composé de 26,17 % et atteindra un record de 58600,12 millions de dollars américains d'ici 2027. Cependant, avant de mettre en œuvre quoi que ce soit, il est essentiel de comprendre pourquoi c'est nécessaire, ce dont tu as besoin exactement, et si c'est nécessaire tout court, n'est-ce pas ?
C'est pourquoi nous avons décidé de révéler dans cet article les principales dispositions de la gestion du flux de travail, d'envisager diverses approches en la matière et de partager également les meilleures pratiques de gestion du flux de travail. Alors, commençons.
Tout d'abord, jetons un coup d'œil au diagramme de flux de travail de la gestion des flux de travail. À première vue, il semble confus et compliqué, mais ce n'est qu'à première vue, en fait tout est très simple, comprenons-le !
Si tu as l'impression qu'il est souvent difficile de suivre l'état des processus de travail dans ton entreprise et que le contrôle de ces processus est insuffisant, c'est une bonne raison de penser à mettre en place une gestion des flux de travail. En particulier, si toi ou tes employés vous sentez régulièrement confus quant à ce qu'il faut faire ensuite - par exemple, répondre à des courriels entrants, appeler des clients ou discuter de chaînes d'approvisionnement avec des partenaires, tu en as certainement besoin. En effet, à mesure que ton entreprise prend de l'ampleur, la liste de ces problèmes va s'accumuler et, à un moment donné, il deviendra impossible de prendre le contrôle de la situation.
D'autre part, grâce à l'introduction d'une surveillance constante sur les opérations de ton entreprise, à la vérification de leur performance et à l'optimisation, tu pourras éliminer les lacunes existantes et obtenir de meilleurs indicateurs de performance clés pour toutes les directions clés de ton entreprise.
En même temps, surmonter en une seule fois les problèmes existants n'est pas le point final de l'amélioration de tes flux de travail car ils subissent des changements spécifiques au fil du temps en fonction des nouvelles tendances du marché, des besoins du public, des stratégies des concurrents et de ton plan de mise à l'échelle. Ce qui a bien fonctionné pour améliorer les performances de ton entreprise il y a un an peut devenir inefficace aujourd'hui. Cela signifie que l'analyse constante de l'efficacité et l'adaptation à ces changements externes et internes sont également inévitables.
Avant de passer aux meilleures pratiques de gestion des flux de travail, examinons les types de flux de travail. Ceux qui sont généralement acceptés sont les flux de travail parallèles et séquentiels :
Le premier type implique l'exécution synchrone de parties distinctes d'une tâche globale par des employés dont les compétences ne se chevauchent pas. En termes simples, pendant qu'un des cuisiniers pétrit la pâte à pizza, un autre peut préparer les garnitures, et un troisième peut travailler sur la sauce. Par conséquent, un tel flux de travail, qui n'a qu'un seul objectif global - faire de la pizza - est divisé en sous-tâches qui peuvent être réparties entre les différents membres de l'équipe. L'optimisation d'un tel flux de travail est généralement obtenue en améliorant la qualité de l'interaction entre ces membres et en simplifiant les tâches assignées à chacun d'entre eux.
Le deuxième type consiste à diviser une tâche globale en une chaîne de sous-tâches séquentielles avec des délais fixes. Un seul membre de l'équipe est également responsable de chaque tâche ; cependant, chaque tâche suivante ne peut commencer que lorsque la précédente est terminée. Si l'on considère ce modèle d'organisation du flux de travail à l'aide d'exemples concrets, la cuisson du pain convient mieux ici : un cuisinier mélange d'abord les ingrédients dans les bonnes proportions, puis un autre pétrit la pâte, un troisième forme une miche de pain et un quatrième la cuit. Tant qu'une certaine étape n'a pas été franchie avec succès par un cuisinier, les autres cuisiniers ne pourront pas passer aux étapes suivantes. En ce qui concerne les possibilités d'optimisation d'un flux de travail séquentiel, on peut y parvenir en élargissant les compétences de chaque membre de l'équipe (afin que chacun d'eux puisse aider l'autre ou le remplacer complètement en cas de retard).
Si tu veux encore plus d'exemples, tu peux consulter l'image ci-dessous - elle illustre parfaitement la différence entre les deux types de flux de travail décrits ci-dessus.
Une variante plus complexe d'un flux de travail séquentiel est un flux de travail piloté par des règles. Il détermine les actions à chaque nouvelle étape en fonction des résultats de l'étape précédente.
Par exemple, dans la fabrication du pain, si la pâte n'a pas suffisamment levé pendant l'étape du pétrissage, le cuisinier responsable de cette étape peut assumer les responsabilités de celui qui a réalisé l'étape précédente - en particulier, préparer un nouveau mélange de levure et l'ajouter à la pâte précédemment préparée.
Pour choisir un type spécifique de flux de travail, tu dois avant tout te fier à la compétence de chacun des membres de ton équipe. S'ils sont tous polyvalents, tu peux choisir un type séquentiel. Il sera ainsi plus facile d'identifier et de corriger rapidement les lacunes de tes processus. Malgré tout, il faudra aussi plus de temps pour accomplir la tâche. D'un autre côté, une approche parallèle peut augmenter la productivité de ton équipe. Cependant, toutes les tâches globales ne peuvent pas être divisées en sous-tâches disjointes.
Dans ce paragraphe, nous allons examiner les principaux éléments du flux de travail de gestion. Les connaître et comprendre pourquoi ils sont nécessaires t'aidera à prendre des décisions plus éclairées sur l'optimisation de la gestion.
Les principaux composants sont clairs, mais ils ont l'air assez décousus les uns par rapport aux autres, n'est-ce pas ? Une façon naturelle de les unir serait d'introduire des solutions capables de les consolider tous, comme Latenode.
Latenode est une plateforme d'intégration low-code destinée à l'automatisation des flux de travail. Grâce à elle, tu peux créer et rationaliser des processus entre n'importe quels outils et services par le biais d'API.
Par exemple, tu peux combiner un système de gestion de la relation client, un service de newsletter par courriel, des messageries professionnelles, un système de gestion de projet, des bases de données et bien d'autres choses encore qui sont incluses dans l'infrastructure informatique de ton entreprise. Ainsi, tu simplifieras le travail de tes employés et tu les guideras en douceur dans leurs tâches, en tenant compte des facteurs externes qui peuvent influencer le résultat final.
Regarde comment cela fonctionne :
Crée des scénarios de n'importe quelle complexité, avec n'importe quels déclencheurs, le résultat dans tous les cas sera comme tu le souhaites - sans retards, sans erreurs et sans incohérences. Tu peux en savoir plus sur les caractéristiques de cet outil avancé ici.
Nous avons déjà brièvement parlé des avantages de la gestion du flux de travail. Dans ce paragraphe, révélons-les plus en détail pour comprendre s'il y a un besoin urgent pour ton entreprise.
Mais comment gérer efficacement le flux de travail - tu peux te le demander. Pour le comprendre, vérifions les meilleures pratiques en matière de gestion du flux de travail. Nous avons déjà parlé plus haut de l'importance de l'automatisation, qui est réalisable grâce à la mise en œuvre de solutions logicielles spécialisées comme Latenode.
Cependant, il est également essentiel de respecter les principes de base de ton processus de gestion du flux de travail :
Nous espérons que nous t'avons aidé à déterminer l'importance de la gestion du flux de travail pour ton entreprise. De plus, nous avons fourni des idées que tu peux utiliser comme point de départ pour optimiser les opérations de ton entreprise.
En même temps, tu peux obtenir des résultats encore meilleurs plus rapidement en introduisant l'application Latenode , l'un des meilleurs systèmes de flux de travail qui soit. Grâce à ses puissantes capacités de visualisation (il s'agit d'une solution sans code), à sa facilité d'intégration et à sa gestion automatique des erreurs, cet outil de gestion du flux de travail des processus assurera une interaction transparente entre les services et les applications que toi et tes employés utilisez pour effectuer leurs tâches habituelles. Inscris-toi sur Latenode et tu auras l'occasion de découvrir gratuitement les avantages de ce système de flux de travail.
La gestion des flux de travail et des processus est l'ensemble des règles, des meilleures pratiques et des approches visant à résoudre les problèmes typiques auxquels la plupart des organisations sont généralement confrontées, tels que la présence d'erreurs dans les opérations de travail, la productivité insuffisante des équipes et les coûts élevés de réalisation des tâches de travail. Pour gérer efficacement les flux de travail, tu dois envisager l'introduction d'outils d'automatisation, la mise en place de mesures de performance et de normes de qualité, ainsi que l'amélioration et l'optimisation continues basées sur les analyses qui en résultent.
Les deux principaux types de processus de flux de travail sont parallèles (les membres de l'équipe peuvent accomplir leurs tâches de manière synchronisée les uns avec les autres) et séquentiels (aucun des membres de l'équipe ne peut commencer son travail tant que l'étape précédente n'est pas terminée).
Un système de gestion des flux de travail est une solution numérique visant à automatiser des opérations commerciales spécifiques et à consolider les données et les ressources qui prennent part à ces opérations. Si tu envisages de mettre en place un tel système dans ton infrastructure informatique, consulte l'application Latenode .
